ระบบสต็อกร้านทอง รู้ว่าตอนนี้ทองอยู่ไหน น้ำหนักเท่าไหร่

ทำไมสมุดและ Excel ถึงไม่พอสำหรับสต็อกทอง

ทองเป็นสินค้ามูลค่าสูงต่อชิ้นและเคลื่อนไหวทั้งวัน ขายออก รับซื้อคืน เปลี่ยนลาย รับขายฝากเข้าตู้ ไถ่คืนออกจากตู้ ทุกรายการกระทบสต็อก แต่พอคนจดกับคนขายเป็นคนละคน ยอดในสมุดกับของจริงในตู้ก็เริ่มไม่ตรงกันตั้งแต่สัปดาห์แรก

Excel ช่วยเรื่องรวมเลขได้ แต่แก้ตัวเลขย้อนหลังได้โดยไม่มีร่องรอย ไม่รู้ว่าใครแก้ และไฟล์เดียวเปิดพร้อมกันหลายคนไม่ได้ ปลายเดือนจึงต้องปิดร้านนับใหม่ทั้งตู้ แล้วก็ยังหาไม่เจอว่าส่วนต่างหายไปตอนไหน

• ยอดในสมุดไม่ตรงกับของจริงในตู้ และไม่รู้ว่าเริ่มคลาดตั้งแต่เมื่อไหร่
• ทองเก่าที่รับซื้อคืนปนกับทองใหม่ ต้นทุนและกำไรก็ผิดตาม
• เจ้าของไม่อยู่ร้านก็ไม่รู้ว่าวันนี้ขายอะไรไป เหลืออะไร
• นับสต็อกปลายเดือนแต่ละครั้งกินเวลาทั้งคืน

ระบบสต็อกร้านทองที่ดีต้องทำอะไรได้

สต็อกทองต่างจากสต็อกสินค้าทั่วไปในสองเรื่องหลัก คือคิดเป็นน้ำหนัก ไม่ใช่แค่จำนวนชิ้น และราคาทุนผูกกับราคาทองในวันที่รับเข้า ระบบที่ออกแบบมาสำหรับร้านทองจึงต้องเก็บทั้งสองอย่างไว้ในทุกรายการ

• ตัดสต็อกอัตโนมัติทันทีที่บันทึกขาย และเพิ่มเข้าเองเมื่อรับซื้อหรือรับเปลี่ยน ไม่ต้องคีย์ซ้ำ
• แยกทองใหม่กับทองเก่า แยกตามประเภทและเปอร์เซ็นต์ทอง เช่น ทองรูปพรรณ 96.5% ทองคำแท่ง
• บันทึกทั้งจำนวนชิ้นและน้ำหนัก พร้อมต้นทุนตามราคาทองวันที่รับเข้า
• ตรวจนับเทียบกับของจริงได้ทุกวัน และบันทึกผลต่างไว้ตรวจย้อนหลัง
• ทองเข้าออกทุกครั้งมีชื่อคนทำและเวลา แก้ย้อนหลังเงียบๆ ไม่ได้
• ดูทองในตู้แยกตามชนิด ช่วงน้ำหนัก และเปอร์เซ็นต์ได้จากมือถือด้วย

สต็อกต้องอยู่ในระบบเดียวกับซื้อขายและขายฝาก

โปรแกรมสต็อกที่แยกจากงานหน้าเคาน์เตอร์ พอใช้จริงก็พัง เพราะพนักงานต้องคีย์ทุกรายการสองรอบ และรอบที่สองคือรอบที่ถูกลืม ระบบร้านทองที่เราออกแบบให้ห้างทองมณีลักษณ์จึงรวมงานซื้อขาย ขายฝาก ออมทอง และสต็อกไว้บนข้อมูลชุดเดียว รายการที่ทำหน้าเคาน์เตอร์คือรายการเดียวกันที่ขยับสต็อก

ระบบเดียวกันนี้แยกสิทธิ์เจ้าของร้านกับพนักงาน มีขั้นตรวจรายการสำคัญก่อนผ่าน และล็อกไม่ให้เข้าระบบนอกเวลาทำการ สต็อกที่เห็นจึงเชื่อได้ว่าเป็นของจริง

เริ่มใช้ระบบสต็อกโดยไม่ต้องหยุดร้าน

เริ่มจากนับสต็อกตั้งต้นครั้งเดียวแล้วใส่เข้าระบบ เราช่วยเตรียมแบบฟอร์มและนำเข้าข้อมูลให้ จากนั้นใช้ระบบคู่กับสมุดไปก่อนในช่วงแรก จนตัวเลขตรงกันและพนักงานมั่นใจ แล้วค่อยเลิกใช้สมุด ร้านไม่ต้องปิดแม้แต่วันเดียว